ALV 14-11-2019

Rockanje ALV van donderdag 14 november 2019

 

Aanwezig: 74 leden

 

1: opening door de voorzitter

de voorzitter opent de bijeenkomst om 21.15 uur, heet iedereen van harte welkom en vraagt om een minuut stilte om alle dierbaren te herdenken die zijn overleden. De leden gaan akkoord met deze agenda en tekenen de presentielijst.

 

2: notulen ALV 8 november 2018

Tekstueel zonder aanvullingen vastgesteld en ook inhoudelijk en n.a.v. zijn er geen vragen.

 

3: Jubilarissen 25 jaar lid

De jubilarissen zijn toegesproken door Arie Snoeij.

Yorrick Bussink, Richard Molengraaf, Dick Krijgsman, Cock Krijgsman, Richard Korevaart (afwezig vanwege werk)

Jubilaris 60 jaar lid

Huib Vrij

 

4: verslag boekjaar 2017-2018

De kascontrolecommissie ( Wouter van Linschoten en Michiel van Linschoten) verleent het bestuur decharge voor haar gevoerde financieel beleid.

 

5: toelichting op de financiële verantwoording door Edwin Hokke

 

Balans geeft activa/passiva een totaalbedrag van € 91.196

( vorig jaar € 82.015) en het Verlies/Winst levert een positieve jaarafsluiting van € 3294 ( vorig jaar verlies € 3957)

Aandachtspunten zijn:

 

l  Liquiditeit gestegen met € 7.000

l  Stijging contributie genereerd € 5.000 in 2019-2020

l  Huidige afname sponsors en opzegging hoofdsponsor PIF

l  Verwachte afname inzake oud papier

l  Kosten eigen gebruik, representatie en korting kratjes toegenomen

l  Stijging aanschaf medische artikelen door intensiever gebruik

l  Energiekosten gestegen met € 4.000

 

 

6: verslag boekjaar 2018-2019

De kascontrolecommissie ( Wouter van Linschoten en Aad van den Handel) verleent het bestuur decharge voor haar gevoerde financieel beleid.

 

7: vacatures

Volgens rooster treden af: secretaris en bestuurslid beheer.

De voorzitter treedt vrijwillig terug

 

8: voordacht en vacatures bij het bestuur

 

De voorzitter treedt vrijwillig terug en stelt zich beschikbaar als secretaris. De vergadering wordt voorgesteld om Ruben Eland als voorzitter te benoemen.

Besluit: de vergadering gaat unaniem akkoord.

Voor de commissie beheer wordt Raymond Schruijer voorgedragen en als nieuw bestuurslid heeft Jacques Smolders zich aangemeld die de functie van penningmeester kan/wil uitvoeren. Het bestuur zal zo snel mogelijk na de ALV bij elkaar komen en de invulling van de bestuursfuncties bekend maken.

Als DB ( Dagelijks bestuur) worden Ruben Eland, Theo Fransman en John de Vries voorgesteld. Jacques Smolders zal zich na de pauze voorstellen.

 

9: pauze en eventuele vragen

De leden kunnen vragen schriftelijk indienen en dan zal het bestuur in de pauze een antwoord voorbereiden. Er komt een vraag over de status van de kratjes “beneden” na een wedstrijd en trainingen. Reactie: officieel is dat verboden, maar wordt gedogen vanwege de traditie en sfeer door het bestuur tot er een waarschuwing komt dat het niet meer mag.

 

10: heropening door de pas benoemde voorzitter

Hij dankt de aanwezigen voor het vertrouwen en zal zich met het bestuur inzetten om deze fantastische club nog aantrekkelijker te maken voor de leden. De volgende onderdelen komen aan bod:

1: Beantwoorden van vraag/vragen  2: Rockanje 2.0  3. Vrijwilligersbeleid

4. Accommodatie   5. IT/Website

Dhr J.Smolders (Jacques) stelt zich voor aan de leden. Hij woont sinds kort in Rockanje en heeft twee zonen in de jeugd spelen. Hij is financieel deskundig en heeft als ZZP-er een eigen bedrijf en werkt als controller. Hij heeft meerdere penningmeester functies bekleed in het verleden en wil graag de club helpen.

 

 

10-a: Rockanje 2.0 verdelen van taken in commissies:

toelichting van John de Vries

Er is een grote groep leden bij elkaar gekomen om Rockanje organisatorisch naar een hoger plan te tillen en weer aantrekkelijk te maken voor de leden. En dan ook met name de jeugdleden die nu afhaken. Het streven is om alle extra leuke zaken ( zoals toernooien, tentenkamp/mix toernooi, ouder/kind toernooi) weer nieuw leven in te blazen en daar hebben we naast de enthousiaste huidige groep ook heel veel extra hulp bij nodig.

We erkennen het probleem dat ouders/leden niet zoveel tijd mee over hebben en een bestuurstaak als te belastend ervaren. Daarom hebben we bestuurstaken volgens  onze eigen statuten en huishoudelijk reglement, onderverdeeld in commissies die een onderdeel voor haar rekening neemt.

Daar hebben we al enkele personen die aan de slag willen, maar het zal duidelijk zijn dat we enkele taken graag verder willen verdelen .Dus een oproep bij dezen aan de aanwezigen om zich beschikbaar te stellen.

Een organogram van de nieuwe structuur wordt binnenkort in een nieuwsbrief gepubliceerd. Dus aanmelden kan ook in een later stadium.

 

11: vrijwilligers beleid ( tekst verschijnt ook in de nieuwsbrief)

l BELEID

l * Afschaffen borg bij invullen diensten voor 01-01-2020

l  * Na  01-01-2020 deelt de club je diensten in

l  * Bij verhindering zelf voor vervanging zorgen via clubsysteem of betaalde kracht inschakelen (zelf regelen)

l  * Euro 50,00 boete per gebeurtenis indien;

l  - Niet opkomen dagen

l  - Geen vervanger geregeld

l  - 2 afrekenmomenten waarbij directe betaling wordt verwacht (31-12-2019 & 31-05-2020)

l  - Geen overschrijving als er niet is betaald

 

l  * Euro 75,00 extra contributie indien je geen diensten wenst te doen

l  * Betaalde kracht inschakelen kost € 25,00 per 4 uur (zelf contact leggen)

l  Een niet vooraf afgestemde activiteit levert 1 punt per half uur op (beoordeeld en akkoord door bestuurslid)

l  •         Als je 20 uur maakt i.p.v. 24 dan moet je percentage van de Euro 75,00 betalen

l  •         Je naam komt ook op de schermen in de  kantine.

 

 

12: invulling vrijwilligersbeleid ( presentatie Joost Verburg)

 

 De voetbal.nl app is de basis van het registreren en opgeven van de diensten. Iedereen die hier aanwezig is, kan met de telefoon meedoen.

Wij gaan hier mee werken en het zal duidelijk zijn dat er in de beginfase nog verrassingen kunnen komen. Het al gedane werk zal bijvoorbeeld ook toegevoegd moeten worden. Uitgangspunt is dat een lid 24 punten moet halen en dat er een punt met elk half uur wordt verdiend. Zo zal een scheidsrechter bij de jeugd een punt minder krijgen dan bij de senioren vanwege de tijdsbelasting.

Joost neemt de stappen (aanmelden/registratie > diensten >inplannen) met de aanwezigen door.

 

  

 

 

 

 

Algemene regels van het bestuur:

 

l  Tot 1 december zelf inplannen

l  Na 1 december plant de Taakbeheerder de diensten in december

l  Tot 1 januari zelf inplannen

l  Na 1 januari plant de Taakbeheerder de diensten voor de rest van het seizoen

 

 

13/14: contacten met de gemeente en accommodatie ; toelichting van Arie Snoeij.

 

 

 

Gezien het leden aantal en na de jarenlange vertraging en matige communicatie, is er nu een serieus overleg tussen de gemeente en een werkgroep van onze vereniging. Daar zitten John de Vries, Edwin Hokke en ik in namens VV Rockanje ). Doel is om het complex en met name ons clubgebouw duurzamer en veiliger te krijgen. Vooruitlopend op een grondige verbouwing ( het voorstel komt in december in de gemeenteraad ) heeft de gemeente de douches en de verwarming al opgeknapt. Dat heeft iedereen al kunnen ervaren. Wij houden ons vast aan een eerder besluit uit de ALV dat we het huidige complex behouden zoals het nu is qua aantal velden.(wordt vervolgd)

l  Inzet gemeente: nieuw complex met twee kunstgrasvelden

 

l  Onze inzet: één kunstgrasveld en twee grasvelden met licht

l  Onze inzet: modern clubhuis of als nieuwbouw of als verbouw

 

15: een nieuwe website ( presentatie door Edwin Hokke)

Edwin Hokke loodst ons door enkele onderdelen van de  website die nu gebouwd wordt en nog grotendeels gevuld gaat worden. Er komt uiteraard een uitvoerigere berichtgeving als de site klaar is. Het voordeel is dat er gemakkelijker en overzichtelijkere informatie is op te halen en toe te voegen.

 

https://vvrockanje.sportlinkclubsites.nl/
         Via sportlink en gekoppeld met de voetbal.nl site en app.

 

16: rondvragen

Er komen geen nieuwe rondvragen.

 

17: einde ALV

De voorzitter dankt de aanwezigen voor hun inbreng en sluit de ALV.